Diminuer de 2h30 une réunion de 3h avec une qualité plus forte de rendu
Mots-clés : collaboratif, réunion, blog, wiki, agenda, annuaire social, messagerie
Voilà mes conseils pour gérer une réunion rentable
En amont, il est bien que chacun utilise la fonction agenda de la messagerie et de la laisser visible. Ainsi l'organisateur gère directement avec les emplois du temps de chacun. Pour une réunion à 5 personnes, le temps moyen de préparation est de trois jours et 11 mails envoyés le plus souvent avec chacun en copie. Là, c'est organisé en 1h avec deux mails au maximum.
En amont, proposez le plan de réunion sur un espace forum ou chacun peut faire ses remarques et proposer d'autres sujets. En même temps, proposez des liens vers les documents de préparation à la réunion. Ainsi chacun arrive à la réunion en sachant l'ordre du jour, ce qu'il avait à préparer et en connaissant les documents. Vous gagnez en moyenne 30 minutes de réunion.
En amont, si vous devez prendre des décisions pour avancer sur le projet, proposez tous les documents d'étude et sur lesquels sont indiquées les décisions à prendre. En commentaire des documents ou dans le cadre du forum de la réunion, vous pouvez poser des questions et échanger. Cela permet entre autre de ne pas bloquer en réunion faute de réponse à un point. Votre réunion n'est plus qu'un espace de décision et de débats sur des points précis.
En amont, le sujet vous dépasse ou un point vous pose interrogation. Proposez le lien vers le document à un collègue et/ou expertdu domaine concerné. Vous aurez en plus des éléments à valeur ajoutée à proposer aux autres personnes de la réunion. Vous gagnez en qualité.
En amont, les sujets sont transversaux ou recouvrent d'autres domaines. Informez vos collègues de service ou votre communauté métier de cette réunion ou en proposant le doc de travail ou en posant des questions ouvertes sur un forum. Vous créez de la transversalité.
Lors de la réunion, au lieu de passer trois heures sur un sujet avec le risque de bloquer sur un point, avec le risque de passer sont temps à présenter aux uns ce qu'ont déjà lu les autres et au risque de ne pas comprendre ce qu'on fait dans cette réunion, tous les participants sont acteurs et participent d'une décision qui peut être prise en 30 minutes. Vous avez gagné en qualité, en transversalité et en temps/homme. Sur le dernier point, ce n'est peut-être ps vrai parce que vous devez étudier les documents avant. Cependant le temps passé à écouter une présentation est à faible plus value et à un ritme imposé, alors que votre travail suit votre process intellectuel et amènera de la plus value.
Bravo, vous êtes presque 2.0. Il ne vous reste plus qu'à utiliser en plus de l'espace collaboratif, un blog, un wiki et un espace documentaire de présentation tel slideo (slideshare d'entreprise). Pour la recherche des experts, l'annuaire social est un plus auquel vous pouvez ajouter un suivi de valeur ajoutée par document et par collaborateur
Il y a un temps pour tout. Faisons plus courtes les réunions projet. Par contre, n'ayons pas peur de perdre du temps en convivialité et surtout de faire des réunions de brainstorming sur tous les sujets.
Tout à fait d'accord. 
du vrai mais...
Attention aux réunions VROOM VROOM. L'entreprise est avant tout un grand corps social, j'ai pas dit Malade ;-) aussi le relationnel est important. Je suis d'accord avec toi sur les différents points et j'en rajoute d'ailleurs!