Mots-clés : mail, bonnes pratiques

Nous parlons souvent de grandes tendances, d'idées, de visions, ... Il est important parfois de revenir aux basiques. C'est pour cela que je vous propose 10 points rapides de bonne gestion de la messagerie. Qu'en pensez-vous?

1. Le titre : indiquez si c'est perso ou pro tout de suite dans le titre. Ensuite évitez les titres long mais le pourquoi du mail. Enfin, mettez la notion de délai de lecture et l'action à gérer. exemple : PRO / URGENT /  POUR ACTION / Réaliser compte rendu de réunion xxxx

2. Pièce jointe : ne pas mettre de pièce jointe. Proposer des liens vers les bases documentaires ou vers l'intranet concerné.

3. le message : Ne pas oublier les entrées et sorties de mail de politesse comme bonjour et cordialement

4. le message : évitez les messages trop long. Un message ne doit pas faire plus de 10 lignes sinon faites une note à conserver

5. objectif du message : ne faites pas des mails fourre tout. Pensez à faire un mail pour un sujet et un objectif. Plus et vous risquez de perdre une des informations.

6. suivi : prennez l'habitude de suivre sur un tableur vos mails pour action avec personnes concernées. Vous pouvez faire une rubrique actions en attente dans votre messagerie.

7. n'archivez-pas industriellement : si vous archivez 200 mails, vous êtes sûr de ne jamais aller les retrouver. Le classement se fait dès l'envoi et n'hésitez-pas à supprimer.

8. Sur les mails avec prestataires : garder des preuves et suivez les correspondances.

9. Sur la signature du mail : les choses les plus simple sont les mieux. Oubliez les photos, les logos, les polices de carractères fantaisistes

10. En fin de mail, automatiquement intégrez les éléments de sécurité juridique.

xavier Aucompte Actu web 2.0 4 commentaires Lu 695 fois

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